Cảm thấy quá căng thẳng? Nếu bạn đang có, sau đó mà không muốn thêm vào những lo lắng của bạn, hãy nhớ rằng đó là một vòng luẩn quẩn. Theo nghiên cứu về nơi làm việc lành mạnh nhất của Anh, căng thẳng cao và thiếu hoạt động thể chất khiến cho các ngành mất tới 27 ngày làm việc cho mỗi nhân viên mỗi năm. Mô hình quen thuộc với mọi người đàn ông tập thể dục máu đỏ: một đống các cuộc họp có nghĩa là không có thời gian cho phòng tập thể dục, và một bữa ăn tối theo kế hoạch biến thành một dấu gạch ngang thương xót phút cuối cùng từ Deliveroo. Vấn đề? Sinh hoạt và thiếu tập thể dục cao khiến Jack trở thành một cậu bé không có năng lực - và sau một ngày trì hoãn việc trì hoãn email và sự trì hoãn linh hồn, vấn đề tồi tệ hơn, không tốt hơn. Đã đến lúc sửa nó.
Nhập Graham Allcott, cựu CEO và tự xưng là “ninja năng suất”. “Tôi không phải là một trong những người được tổ chức tự nhiên,” Allcott nói. “Phong cách tự nhiên của tôi là hoàn toàn trái ngược: flaky, dựa trên ý tưởng, thoải mái hơn ở cấp độ chiến lược hơn là‘ làm ’, dị ứng với chi tiết và không thực tế về những gì có thể đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Tất cả những đặc điểm này, theo cách riêng của họ, trong số những điểm mạnh của tôi và đã làm cho tôi thành công trong những điều tôi đã làm.”
Trong khi Allcott nói rằng anh ấy chơi với những thế mạnh này, anh ấy cũng nhận ra họ “là những điểm yếu tàn phá của họ. Thay đổi thói quen xấu của tôi và phát triển những người mới mạnh mẽ, tích cực đã cho tôi khả năng giúp đỡ người khác làm điều tương tự.”Bằng cách đổi mới quản lý thời gian để quản lý sự chú ý, tàn nhẫn với email và kết thúc quá tải thông tin, Allcott hứa hẹn, bạn sẽ nhận được tất cả hoàn thành công việc và có thời gian để nấu hàng loạt, nhấn băng ghế và thỉnh thoảng là bản Netflix - và bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn vào buổi sáng. Vòng tròn đạo đức của bạn bắt đầu ở đây.
Loại bỏ căng thẳng
Căng thẳng là không thể tránh khỏi - đó là phản ứng hóa học hợp lý của cơ thể bạn trong những tình huống khó khăn và nguy hiểm. Vấn đề của bạn: các cơ chế phát triển để bảo vệ bạn khỏi những con hổ bị saber không có thời gian để bắt kịp với tin nhắn tức thời và iPhone luôn bật, và dòng chảy liên tục của những căng thẳng nhỏ là một kẻ giết người năng suất. “Dù chúng tôi đang làm gì, mức độ adrenaline của chúng tôi có thể khiến chúng tôi không thể làm được điều đó,” Allcott nói. "Nhưng khi chúng ta vượt qua dòng từ adrenaline lành mạnh thành không lành mạnh, căng thẳng và không hạnh phúc, chúng ta di chuyển từ động lực và động lực để bị bóp nghẹt." Nhận ra khi nó xảy ra, và bạn sẽ có thể sửa chữa nó.
Xác định trình kích hoạt của bạn
Những người khác nhau đối phó tốt (và tệ) với các tình huống khác nhau. Allcott cho biết: “Ba lĩnh vực ứng phó quan trọng điển hình đối với hầu hết mọi người đều hoảng sợ vì bị quá tải với công việc, thiếu sự rõ ràng về việc phải làm và đưa ra những quyết định khó khăn”. Hãy dành 5 phút để đánh giá từ 1-5 mức độ lo lắng của từng người trong số đó và bạn sẽ biết nơi tập trung nỗ lực của mình.
Nhận một số quan điểm
Thật dễ dàng để nghĩ rằng mọi người khác đang di chuyển nhanh hơn bạn và đạt được nhiều hơn, đặc biệt nếu bạn đang chú ý đến nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội của họ. Hãy suy nghĩ về khuôn mặt mà bạn thể hiện với thế giới so với bất kỳ cảm xúc tiêu cực nào bạn thực sự có, và hãy nhớ rằng những người khác cũng đang làm như vậy.
Giải quyết các trình kích hoạt đó
Bây giờ, hãy sử dụng danh sách của bạn: bước đầu tiên để giải quyết những căng thẳng bạn vừa ghi lại là gì? Ví dụ, nếu vagueness về mục tiêu là một vấn đề, làm việc trên làm rõ nó - cho dù đó có nghĩa là ngồi xuống một mình hoặc lên kế hoạch một cuộc họp để sắp xếp nó ra với một đồng nghiệp. Nếu quá tải, hãy lập danh sách các tác vụ khác nhau của bạn và quyết định bước nào hiệu quả nhất mà bạn có thể thực hiện trên từng công việc ngay bây giờ.
Embrace xung đột (khi bạn phải)
Không ai thích mâu thuẫn ngoại trừ những người sociopath, nhưng đôi khi nó là cần thiết. Để mâu thuẫn mâu thuẫn là một yếu tố gây căng thẳng. Nếu bạn có thể giải quyết ngay bây giờ, hãy làm điều đó. Bình tĩnh và trân trọng, tất nhiên.
Giữ nó vui tươi
Nhằm mục đích cho một trạng thái của động lực hiệu quả, vui tươi, nơi bạn tích cực, thoải mái và kiểm soát. Hãy nhớ rằng: điều duy nhất khác với cảm giác căng thẳng, bị mắc kẹt và tê liệt là những gì đang diễn ra trong đầu bạn.
ĐỀ XUẤT: Làm thế nào để đối phó với căng thẳng tại nơi làm việc
Được tổ chức
Nếu bàn của bạn là một đống giấy và máy tính để bàn máy tính của bạn trông giống như một trận bão tuyết, đó là thời gian để quay trở lại. “Giống như nhiều người, tôi sử dụng các hệ thống tham khảo giấy ngày càng ít những ngày này và rất thích đạt đến một điểm mà tôi thực sự không cần giấy tờ - nhưng có những lúc chỉ có giấy tờ mới được thực hiện”, Allcott nói. “Ý tưởng về việc đạt được một văn phòng không cần giấy tờ với tôi có vẻ như là mục tiêu sai lầm để nhắm tới. Chỉ cần bắt đầu với ‘ít giấy hơn’. Sau đây là cách thực hiện.
Hãy nhẫn tâm
Vứt bỏ hoặc tái chế bất kỳ mẩu giấy nào có chứa tài liệu dễ dàng có sẵn trên web, bao gồm cả báo hoặc tạp chí được lưu trữ. Nhấn mạnh lưu niệm và những thứ bạn có thể cần bản sao thực của chứng chỉ, và chứng minh địa chỉ.
Có một 'công viên ý tưởng hay'
Đây là khu vực bán phá giá của bạn để mọi thứ có thể duyệt qua, thử hoặc xem khi bạn bị mắc kẹt vì những ý tưởng cho tương lai. Đây có thể là danh sách được sắp xếp ứng dụng hoặc chỉ là tài liệu dựa trên đám mây.Bao gồm danh sách phụ cho đề xuất âm nhạc / phim / YouTube khi bạn cần giải trí hoặc có mười phút rảnh rỗi.
Viết danh sách kiểm tra
Đối với bất kỳ hoạt động thường xuyên nào, chúng sẽ tiết kiệm được không gian não. Giữ chúng cho cửa hàng hàng tuần của bạn, bài tập bạn phải làm hàng tuần hoặc hàng tháng, và cho những thứ xã hội sẽ được đẩy vào phía sau hàng đợi. Có, gọi mẹ của bạn.
Giữ lịch
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng bạn có thực sự làm điều đó không? Giữ lịch biểu trực tuyến các cuộc hẹn phải giữ lại sẽ giải phóng không gian bộ nhớ có giá trị mà bạn sẽ sử dụng theo dõi chúng. Nếu bạn cam kết sử dụng phiên bản giấy, hãy chụp ảnh thường xuyên bằng điện thoại của bạn.
Thực hành ra quyết định
Lúc đầu, thật tàn nhẫn, nhưng một khi bạn đang xâm nhập vào tình trạng quá tải thông tin, xử lý email và sử dụng danh sách kiểm tra thì sẽ rất dễ dàng. Dính nó ra - phần thưởng sẽ đáng giá.
Có hiệu quả hơn
Danh sách việc cần làm cũ của bạn là doomed. "Nó chỉ là không đủ để cung cấp cho chúng tôi sự nhanh nhẹn để quản lý các mức độ phức tạp khác nhau mà chúng tôi gặp phải trong công việc kiến thức của mình - từ hành động ngay lập tức đến những điều chúng tôi có thể làm, thông qua các nhiệm vụ cấp độ dự án rộng hơn" Allcott. "Một lý do tiêu chuẩn để làm danh sách không làm việc là họ thường cố gắng làm những gì bạn nên tách thành hai hoặc ba danh sách khác nhau." Đây là phiên bản mới, nhiều lớp của bạn.
Danh sách dự án
Một dự án là bất kỳ phần công việc nào cần nhiều hơn một vài bước để hoàn thành. Bắt một chiếc điện thoại mới, không chỉ là một điều: nó có nghĩa là nghiên cứu, so sánh giá cả, mua sắm và gọi điện thoại. Danh sách dự án của bạn nên dành cho những thứ bạn không cần phải làm hàng ngày, nhưng bạn sẽ cần một lời nhắc để kiểm tra xem bạn có đang tiến bộ hay không - có thể mỗi tuần một lần. Đối với bất kỳ dự án nào, hãy quyết định bạn đang nhắm đến kết quả nào và bạn sẽ đo lường thành công như thế nào trước khi viết ra.
Danh sách Hành động Chính
Đây là danh sách lớn nhất, năng động nhất của bạn và nó phải chứa mọi hành động bạn có thể làm ngay bây giờ cho từng dự án bạn đang làm việc. Cụ thể hơn là nói chung: "diễn tập bản trình bày dự thảo và quyết định thay đổi cuối cùng" tốt hơn là "hoàn thành bản trình bày", chẳng hạn. Với danh sách này được thực hiện, bạn sẽ luôn rõ ràng về những việc cần làm tiếp theo. Tập trung vào hành động tiếp theo, không phải là hành động yêu cầu đầu vào từ những người khác trước khi bạn có thể hoàn thành nó.
Danh sách việc cần làm hàng ngày
Đây là lựa chọn tập trung từ Danh sách Hành động Chính của bạn. "Hãy suy nghĩ về Danh sách Hành động Chính giống như một tủ quần áo đầy đủ tất cả quần áo của bạn và Danh sách Công việc Hàng ngày của bạn như những thứ bạn sẽ mặc hôm nay", Allcott nói. Viết nó xuống trên một lưu ý sau đó, hoặc đánh dấu một vài điều là "ưu tiên cao" trên lịch của bạn. Bạn không phải là siêu nhân, vì vậy hãy chọn hai hoặc ba thứ quan trọng nhất, và tận dụng động lực để hoàn thành chúng.
Kết thúc quá tải thông tin
Suy nghĩ lại kết nối
Kiểm tra email và phương tiện truyền thông xã hội là an ủi bởi vì nó cảm thấy như tiến bộ. Nó không phải. Bước đầu tiên: tắt mọi âm thanh và hình ảnh khiến bạn kiểm tra email mới. Thay đổi suy nghĩ của bạn từ "kiểm tra" thành "đang xử lý". Mỗi khi bạn mở hộp thư đến, mục tiêu của bạn phải là xử lý những gì có ở đó, không chỉ đơn giản là xem có gì mới không.
Sử dụng D
Câu thần chú mới của bạn: Xóa, Thực hiện ngay (nếu nó mất ít hơn hai phút để xử lý), Thực hiện sau, Ủy quyền hoặc Quyết định rằng nó không cần một hành động, nhưng có thể được đệ trình - hoặc để tham khảo trong tương lai, hoặc để kiểm tra xem ai đó đã theo dõi nó chưa.
Thiết lập email ‘hàng chết’
Di chuyển mọi email hơn sáu tháng tuổi vào thư mục riêng của nó. Thêm thời gian vào lịch của bạn sau sáu tuần trong tương lai và nếu bạn không cần những email đó vào lúc đó, hãy xóa chúng. Tương tự, hãy thiết lập bộ lọc để xóa email từ những người đã rời khỏi công ty của bạn.
Đừng ám ảnh về các thư mục con
Bạn chỉ cần ba: Hành động, Đọc và Chờ (thêm @ nếu cần để giữ chúng ở đầu cấu trúc thư mục của email). Hành động dành cho những thứ cần hành động sẽ mất hơn hai phút. Đọc là dành cho các email dài hơn mà bạn sẽ cần đến cuối cùng. Chờ đợi là dành cho các email mà bạn đang chờ người khác làm điều gì đó - và nơi bạn muốn kết thúc thành công. Nếu bạn không quan tâm, đừng bận tâm theo dõi chúng.
Đi tối
Bây giờ bạn được tổ chức nhiều hơn, thay vì kiểm tra email của bạn bất cứ khi nào bạn cảm thấy thích, hãy thực hiện vào những thời điểm nhất định. Một cách tiếp cận có thể là 50-50 - quét nhanh hộp thư đến vào buổi sáng, sau đó không gửi email cho đến khi buổi chiều, khi bạn có thể đi tất cả.Ngoài ra, hãy đặt ba lần thông thường: ví dụ: buổi sáng sớm, bữa trưa và cuối ngày, hoặc nếu bạn đang kinh doanh đặc biệt phản ứng, hãy phân bổ mười phút mỗi giờ một lần vào giờ.
Tập trung chú ý của bạn
Quên quản lý thời gian. Trong thời đại thông tin, nơi sự chú ý của bạn đi là quan trọng hơn. "Trong công việc" dựa trên tri thức "- đó thực sự là công việc duy nhất chống lại tự động hóa - bạn đồng thời là ông chủ và nhân viên," Allcott nói. “Bạn chịu trách nhiệm không chỉ làm công việc, mà còn quyết định xem công việc là gì, và quyết định có phản ứng với những đầu vào mới hay không bằng cách thay đổi những ưu tiên của bạn.” Kết quả: xung đột, do dự và trì hoãn, vì thật khó để biết khi nào “sếp Chế độ "hoặc" suy nghĩ "kết thúc và chế độ" công nhân "hoặc" làm "bắt đầu.
Hiểu được sự chú ý
Đó là một nguồn lực hạn chế hơn thời gian. Thật dễ dàng để nhận ra rằng sự chú ý của bạn không thành công nếu bạn đang sử dụng Twitter trong sáu giờ mỗi ngày, nhưng nếu bạn dành 80% sự chú ý của mình vào các cuộc họp thì đừng ngạc nhiên nếu bạn không để ý đến những thứ khác. Hãy suy nghĩ của sự chú ý, không phải thời gian, như tiền tệ mới của bạn và chia nó thành các giai đoạn chủ động, tích cực và không hoạt động. Nhằm mục đích làm công việc tốt nhất của bạn trong suốt thời gian hoạt động của bạn, và tiết kiệm thời gian không hoạt động.
Tìm hiểu thời gian biểu của bạn
Trên giấy tờ, vạch ra một ngày trung bình: bắt đầu và kết thúc thời gian, nghỉ giải lao, và bất kỳ công việc nào bạn làm trước hoặc sau giờ làm việc theo lịch của bạn. Làm việc khi bạn chú ý nhất hoặc chậm chạp - bạn có khởi đầu chậm chạp hay chậm chạp sau bữa trưa không? Lưu ý bất kỳ điều bất ngờ nào và tìm ra thời gian tốt nhất để bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hoặc khó khăn. Đừng lãng phí thời gian hiệu quả nhất của bạn khi theo dõi hóa đơn và thay đổi hộp mực máy in.
Nghĩ đến ‘chế độ ông chủ’ và ‘chế độ làm việc’
Hãy suy nghĩ và làm riêng biệt và bạn sẽ cải thiện cả hai. Lên lịch quyết định quan trọng, lập kế hoạch dự án và tư duy sáng tạo cho thời gian chủ động nhất của bạn - ngay sau cà phê buổi sáng đầu tiên của bạn, nói. Quyết định hàng ngày có thể chờ đợi thời gian hiệu quả hơn và tiết kiệm nội dung như dọn dẹp hộp thư đến hoặc bàn làm việc cho đám mây sau bữa trưa.
Bảo vệ sự chú ý của bạn
Có hai loại cống chính bạn chú ý: bên trong và bên ngoài. Trước đây dễ xử lý hơn: trả lời email theo lô thay vì gửi đến và phân bổ thời gian bạn được phép thực hiện nghiên cứu trên internet. Ống hút sự chú ý bên ngoài là khó khăn hơn, nhưng - nếu bạn có thể tránh xa nó - tránh các cuộc họp không cần thiết và chỉ chuyển đổi điện thoại của bạn vào những thời điểm nhất định, thay vì luôn có thể truy cập được. Nếu bạn có thể, thỉnh thoảng làm việc từ quán cà phê - không có gì để làm ở đó nhưng uống cà phê và làm công việc tốt nhất của bạn.
Tạo ‘túi chú ý’
Điều này có nghĩa là tìm thời gian trong ngày bạn không làm gì cả. Giữ các tập tin đọc kỹ thuật số và kỹ thuật số - ví A4 và ứng dụng Instapaper sẽ làm điều đó - vì vậy bạn có thể bắt kịp trong thời gian đi lại hoặc thời gian chết. Khi đó là bản chất thứ hai, hãy thử “danh sách tư duy”, một loạt các quyết định lớn mà bạn tiếp tục đồng bộ hóa với điện thoại của mình mà bạn có thể tham khảo khi bạn đang chờ hàng đợi thanh toán tự phục vụ.
Ngừng đa nhiệm
Đa nhiệm là những điều vô nghĩa về quản lý của những năm 90. Bằng cách buộc bộ não của bạn chuyển từ vật này sang vật khác, bạn thực sự chỉ sử dụng rất nhiều nỗ lực tinh thần trong thời gian thiết lập và kéo mình ra khỏi việc làm (và hoàn thiện) mọi thứ. Monotasking, tập trung vào một điều tại một thời điểm, là giải pháp.
Tránh xa văn phòng
“Môi trường làm việc của bạn có thể bị gián đoạn và gây ồn ào, gây áp lực, thách thức, cởi mở và điên cuồng”, Allcott nói. Kỷ luật sếp của bạn chấp nhận nó bằng cách giải thích rằng bạn cần phải làm việc tại nhà hoặc quán cà phê trong một ngày - sau đó đảm bảo bạn làm một số công việc hiệu quả nhất của bạn ngày hôm đó.
Thu thập ý tưởng hay
Có phương pháp nắm bắt những ý tưởng hay mà không bị phân tâm bởi chúng là chìa khóa. Giữ nút "Thích" của Twitter cho những thứ bạn muốn tham chiếu là một tùy chọn. Sử dụng screengrab của điện thoại hoặc tài liệu Google Drive đang mở là những tài liệu khác.
Lên lịch sự trì hoãn
Huấn luyện viên năng suất thề bởi bộ đếm thời gian Pomodoro, được đặt tên theo những bộ định thời hình cà chua phổ biến trong nhà bếp cao cấp. Tìm một địa chỉ miễn phí tại địa chỉ cà chua-timer.com và sử dụng nó để lên lịch các đoạn công việc không bị gián đoạn trong 25 phút, với các mẩu Twitter / Instagram / Angry Birds dài năm phút ở giữa.
Có ít cuộc họp hơn
Con người là động vật xã hội, do đó, có các cuộc họp có vẻ như là một cách sử dụng thời gian hiệu quả. Ngoài ra, một số người thưởng thức bánh quy và không hiệu quả. Đây là chiến lược quản lý thay thế của bạn.
Hijack desk
Thực hiện cuộc họp riêng của bạn và gửi email yêu cầu sự cho phép để mở bởi bàn của ai đó. Nếu họ không trả lời (hoặc họ đang tránh bạn), chỉ cần bật lên bàn làm việc của họ - nếu không có gì khác, họ sẽ muốn loại bỏ bạn, giảm phần đệm tạo nên các cuộc họp dựa trên phòng.
Thử MBWA
Management-By-Walking-Around là công cụ xây dựng đồng thuận cho những người thiếu thời gian: đi bộ giữa các phòng ban của bạn hai hoặc ba lần một tuần, mang theo sổ ghi chép nếu cần thiết để nắm bắt bất kỳ hành động hoặc ý tưởng nào bạn cần theo dõi.
Nghĩ mức độ bầu trời
Vấn đề với hầu hết các cuộc họp là họ tập trung vào chi tiết chứ không phải bức tranh lớn. Khi họ không thể tránh khỏi, hãy sử dụng chúng để tập trung vào các câu hỏi như “Điều gì quan trọng ở đây: chất lượng hoặc chi phí?” Hoặc “Cách tiếp cận chung là gì?” Một khi quyết định của các công cụ lớn, hành động đúng sẽ diễn ra tự nhiên.
Làm thế nào để trở thành một Ninja năng suất: lo lắng ít hơn, đạt được nhiều hơn và yêu những gì bạn làm bởi Graham Allcott hiện có sẵn (Icon Books, £ 8.99), mua trên Amazon
