Tất cả chúng tôi đều thích tiếng rên rĩ sau một ngày dài mệt mỏi tại nơi làm việc - nhưng sâu bên dưới chúng tôi biết rằng nếu được tổ chức tốt hơn một chút, mọi thứ sẽ không tệ như vậy. Chúng tôi sẽ chuẩn bị kỹ càng hơn cho các nhiệm vụ được ném vào chúng tôi, có khả năng xử lý các biến chứng không mong muốn hơn và ít có khả năng hoảng loạn hơn khi có hạn chót.
Giáo sư kinh doanh Thụy Điển David Stiernholm cũng biết điều này, và đó là lý do tại sao ông ta là một người giúp đỡ mọi người có được một xử lý về rối loạn hàng ngày, cho phép họ phát triển những thói quen tích cực và tập trung tốt hơn.
Stiernholm nói: “Vẻ đẹp của cấu trúc là ngay cả những thay đổi đơn giản và nhỏ nhất thường có tác động lớn đến năng suất - chưa kể đến các hiệu ứng cảm xúc và tinh thần tích cực”.
Ông sử dụng những nguyên tắc này trong kinh doanh, nhưng họ có thể áp dụng cho bất cứ điều gì từ việc tạo ra một chương trình đào tạo để lập kế hoạch một sự kiện hoặc viết một cuốn sách. Thực hiện theo kế hoạch tám điểm của mình để thay thế sự hỗn loạn với cấu trúc.
1. Nhận kế hoạch của bạn tại chỗ
Cải thiện thói quen của bạn nên được coi là một dự án giống như bất kỳ dự án nào khác. Vì vậy, nhiệm vụ đầu tiên của bạn là quyết định tám khe thời gian nửa giờ khi bạn làm việc trong dự án cấu trúc của bạn - như các cuộc họp, chỉ với chính bạn. Khe đầu tiên là nơi bạn lên kế hoạch cho 7 lần tiếp theo, vì vậy xin chúc mừng, bạn đã đi đúng hướng!
Trong cuộc họp đầu tiên này, hãy tìm cách thưởng cho chính mình khi bạn tiến bộ thông qua chương trình. Nếu có một số tiện ích hoặc thứ bạn muốn, hãy tạo một phiếu thưởng, chia nó thành tám thẻ và tự cung cấp mã thông báo mỗi khi bạn hoàn thành một phần. Hoặc có một màn hình hiển thị, nơi bạn đánh dấu các điểm. Một trong những khách hàng của tôi có một hộp các trận đấu cực lớn và viết một mục tiêu phụ trên mỗi người trong số họ. Đối với mọi mục tiêu cô đạt được, cô thắp sáng trận đấu và tận hưởng cảm giác hoàn thành trong khi trận đấu bị đốt cháy.
2. Chọn công cụ của bạn
Bạn ghi lại công việc bạn phải làm ở đâu? Có lẽ một số trong số đó là các email được đánh dấu là chưa đọc hoặc được gắn cờ, với nhiều hơn về Post-Its hoặc trong sổ ghi chép, trong khi vẫn còn nhiều hơn trong một số loại ứng dụng danh sách công việc phải làm. Đây là một sai lầm phổ biến. Bạn càng có nhiều nơi để ghi chú, càng khó xác định những gì bạn cần tập trung ngay bây giờ.
Lấy một tờ giấy và viết ra tất cả những điều bạn phải làm khi họ đến với tâm trí của bạn. Bắt đầu với những gì bạn phải làm hôm nay, tuần này, v.v., và tiếp tục tiến xa về thời gian khi bạn cảm thấy có ích.
Quyết định nơi bạn sẽ giữ tất cả các công việc cần làm của bạn từ giờ trở đi. Nó không quan trọng nếu đây là một công cụ kỹ thuật số như Outlook, hoặc một máy tính xách tay, hoặc thậm chí ghi chú dính trên một bảng. Một khi tất cả các nhiệm vụ của bạn ở một nơi bạn sẽ ngay lập tức biết những gì cần phải được thực hiện và khi nào - và rằng bạn không thiếu bất cứ điều gì quan trọng hoặc cấp bách.
3. Làm rõ công việc của bạn
Tôi từng làm việc với một doanh nhân thời trang vốn là một nữ hộ sinh. Một ngày nọ, một người mẹ bị phát ban bất thường trên dạ dày của cô đến thăm cô. Khách hàng của tôi nghĩ, "Chúng tôi thực sự nên nhìn vào đó" và đã viết "Quan trọng! Belly!”Trên một tờ giấy dính, dán nó lên mặt trước hồ sơ y tế của bệnh nhân. Sau một vài ngày, cô tìm thấy hồ sơ bệnh nhân trong một đống. Cô đã nhìn thấy một số bụng khác và bây giờ không thể nhớ lại những gì cô ấy muốn nói. Con quỷ trong chi tiết khi xây dựng các công việc cần làm.
Đi qua danh sách của bạn và xây dựng các chi tiết của mọi công việc cụ thể và kỹ lưỡng. Nếu trước tiên bạn phải làm một điều và sau đó một điều khác trước khi bạn có thể kiểm tra một công việc cần làm ngoài danh sách, chia nó thành hai nhiệm vụ riêng biệt. Hãy chắc chắn rằng mỗi công việc có chứa một động từ, và hãy cẩn thận với các động từ như “sửa”, “chắc chắn” và các mô tả mơ hồ khác về những gì bạn định làm - bạn có thể sẽ che khuất toàn bộ dự án đằng sau những lời nói mơ hồ.
4. Tạo danh mục của bạn
Giá trị của việc có một danh sách việc cần làm duy nhất là rõ ràng. Nhược điểm là nhìn vào một danh sách dài các nhiệm vụ của bạn có thể có vẻ áp đảo. Đây là nơi có cấu trúc tốt: bằng cách phân loại, bạn sẽ tránh bị xao lãng bằng cách xem các công việc mà bạn không quan tâm trong việc xử lý ngay bây giờ và sẽ dễ dàng tập trung hơn vào nhiệm vụ phía trước.
Bạn cần thể chất để làm nhiệm vụ ở đâu? Công việc sẽ mất bao lâu? Khi nào nhiệm vụ cần được hoàn thành? Ví dụ, nếu 20% công việc của bạn có thể được thực hiện trong thời gian đi lại của bạn, bạn sẽ chỉ nhìn vào phần năm của toàn bộ danh sách khi bạn kiểm tra nó trên tàu.
Công cụ danh sách công việc phải làm cho phép bạn phân loại công việc bằng cách chọn hộp hoặc sử dụng nhãn hoặc thẻ. Nếu danh sách công việc của bạn ở định dạng vật lý, bạn có thể sử dụng các ký hiệu viết, chia sổ tay của bạn thành các phần bằng cách sử dụng các tab hoặc bộ chia hoặc chỉ cần sử dụng bút highlighter. Bắt đầu bằng cách chỉ chọn một cách để phân loại các công việc cần làm của bạn và thêm nhiều danh mục dần dần - nếu không bạn sẽ nhận thấy phương pháp này là khó khăn và phức tạp và quay lại ghi nhớ mọi thứ thay vì viết chúng xuống.”).
5. Dành thời gian để tóm tắt
Những điều bất ngờ xảy ra mọi lúc - và khi họ làm, lịch trình và kế hoạch bị gián đoạn. Chúng tôi dự định thực hiện một thay đổi và tạo ra một kế hoạch đầy tham vọng để làm như vậy, nhưng một cái gì đó không lường trước sẽ ném chúng tôi ra khỏi khóa học. Các nhiệm vụ trước đây được coi là ưu tiên có thể đột nhiên không còn quan trọng như một nhiệm vụ mới, cấp thiết hơn.
Nguy hiểm là bạn cảm thấy chán nản thay vì có động lực, và kết luận rằng tình hình công việc của bạn đơn giản là không thể thay đổi.Vì vậy, bạn nên làm hết sức mình để mong đợi những điều bất ngờ. Thay vì một nhiệm vụ cấu trúc mới, hãy coi khe này là một nơi "rảnh rỗi" và sử dụng nó như một cơ hội để trở lại đúng hướng nếu bạn đã tụt hậu với bất kỳ nhiệm vụ nào trước đó.
6. Hunt Out The Millstones
Kiểm tra các nhiệm vụ ngoài danh sách của bạn thường xuyên cho phép bạn trải nghiệm sự vội vã khi thực hiện một bước khác và hoàn thành một thứ gì đó. Nhưng hầu hết mọi người có một số nhiệm vụ vẫn còn trong danh sách cho ngày, tuần hoặc thậm chí cả tháng. Họ chỉ ngồi đó, lên men và ủ sự thất vọng, và tôi gọi họ là "millstones". Mỗi khi bạn nhìn thấy chúng không hoàn thành, bạn cảm thấy chán nản và danh sách mất một số giá trị. Thêm vào đó, bạn càng loại bỏ những điều này, thì càng khó để bắt đầu.
Tìm millstones của bạn và cho mỗi một, xây dựng bước tiếp theo có thể là một công việc cần làm. Làm cho nó nhỏ, quá nhỏ đến mức bạn cảm thấy gần như xấu hổ khi viết nó trên danh sách việc cần làm của bạn, và sau đó nó sẽ dễ làm và bạn sẽ được trên con đường của bạn, cảm thấy có động cơ - tốt hơn nhiều so với bị mắc kẹt và bị động. Bạn thậm chí có thể nhận được một tăng như vậy mà bạn cảm thấy như giải quyết một hoặc nhiều hơn mỗi ngày.
7. Thời gian để được sắp xếp hợp lý
Có rất nhiều nơi bạn có thể lưu trữ tài liệu. Nếu chúng là vật lý, chúng có thể nằm trong các tệp tạp chí, treo thư mục tệp, hộp thư đến trên bàn của bạn hoặc chỉ cọc; nếu chúng là kỹ thuật số, chúng có thể nằm trên màn hình của bạn, trên máy chủ tệp được chia sẻ, trên thanh USB hoặc trong đám mây… hoặc nhiều phiên bản của bất kỳ loại nào trong số này.
Bạn có thể biết cách của bạn xung quanh họ, nhưng nếu bạn đã bao giờ đi hoặc bị bệnh, không ai khác sẽ. Mối nguy hiểm khác là mất tập trung - càng có nhiều tập tin hoặc đống bạn có, thì càng có nhiều khả năng bạn bắt gặp một trong khi bạn đang làm việc với nhau và nghĩ về điều gì đó khác mà bạn cần phải làm.
Chọn một (hoặc tốt hơn) của những nơi lưu trữ này. Sau đó chọn ba của bất cứ điều gì bạn đang lưu trữ ở nơi đó. Sau đó, tập tin đó ở một nơi khác hoặc, thậm chí tốt hơn, vứt nó đi. Bạn sắp xếp hợp lý hơn.
Một nghiên cứu được báo cáo trong Harvard Business Review cho thấy rằng trong một ngày làm việc tám giờ, khoảng 70 phút bị mất để làm phiền. Nếu bạn có thể giảm thời gian mất đó chỉ bằng một phần mười, bạn sẽ nhận lại tương đương 3½ ngày làm việc mỗi năm.
8. Nhìn lại để nhìn về phía trước
Bằng cách này, bạn sẽ nhận ra rất nhiều điều về cách bạn làm việc và nó sẽ cung cấp cho bạn một công cụ cấu trúc rất quan trọng: tầm nhìn xa. Nếu bạn có thể tạo thói quen liên tục phù hợp với mình, bạn sẽ có thể dự đoán các sự kiện sắp tới.
Quyết định tần suất bạn cần tạm dừng và xem lại danh sách và danh mục của bạn, khi nào làm điều này để nó hoạt động tốt nhất cho bạn (Thứ Sáu để bạn có thể “đóng” tuần và thư giãn vào cuối tuần hoặc Thứ Hai để bắt đầu tuần chủ động?), và lên lịch cho các vị trí này. Tạo danh sách kiểm tra những gì bạn sẽ trải qua trong thời gian đó. Bạn sẽ thấy điều này mang lại cho bạn nhiều vĩ độ hơn - điều đó có nghĩa là bạn sẽ không bị phát hiện trước thời hạn sắp xảy ra và bạn sẽ ít có khả năng hoàn thành mọi việc vào phút cuối.
Siêu cấu trúc: Làm thế nào để vượt qua sự hỗn loạn và giành chiến thắng trở lại thời gian bởi David Stiernholm hiện đã ra mắt, RRP £ 12,99 (LID Publishing). Mua trên amazon.co.uk
Killer chiến lược để làm chủ danh sách việc cần làm của bạn
Thế giới của công việc đang thay đổi, theo Alexandra Cavoulacos và Kathryn Minshew, những người sáng lập trung tâm nghề nghiệp trực tuyến Muse và các tác giả của Quy tắc làm việc mới. Thực hiện theo lời khuyên của họ để theo dõi nhanh tiến độ nghề nghiệp của bạn và tìm thêm thời gian để làm những điều bạn yêu thích.
Chiến thắng cuộc chiến chống lại thời gian không phải là việc thử hàng trăm công cụ trực tuyến yêu cầu giúp các chuyên gia làm việc hiệu quả hơn. Có, những công cụ này có thể giúp, nhưng về cơ bản, đó là về việc suy nghĩ lại cách bạn sử dụng thời gian. Và điều này bắt đầu mỗi ngày với cách bạn tổ chức các nhiệm vụ của mình.
Mạng lưới tuyển dụng LinkedIn đã biên soạn một cuộc khảo sát cho thấy có bao nhiêu danh sách việc cần làm chuyên nghiệp của chúng tôi đang cần trang điểm. Hóa ra chúng tôi rất giỏi trong việc liệt kê những điều chúng tôi cần làm, nhưng không giỏi trong việc thực hiện chúng. Trên thực tế, gần 90% các chuyên gia thừa nhận họ không thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của họ vào cuối ngày làm việc trung bình. Vì vậy, nếu bạn bị bệnh giải quyết cùng một danh sách công việc phải làm cũ mỗi ngày - và sắp ra mắt - đây là bốn chiến lược quan trọng để thay đổi tất cả những điều đó.
1. Giữ một danh sách việc cần làm chính để làm việc
Hãy thành thật: nếu bạn muốn có cái nhìn toàn diện về tất cả các công việc bạn phải làm cho công việc ngay bây giờ, rất có thể bạn không thể tìm thấy tất cả trên một danh sách duy nhất. Thay vào đó, bạn có thể có một vài Post-its ở đây, một bản nháp đã lưu trong email của bạn ở đó, ghi chú được ghi lại trong stickies trên máy tính của bạn, và có thể là một ứng dụng danh sách kiểm tra hoặc hai trên điện thoại của bạn, phải không? Nhưng nếu mục đích là để thực sự hoàn thành mọi thứ, có một nơi duy nhất cho công việc liên quan đến công việc của bạn là phải. Vì vậy, chọn phương pháp lựa chọn của bạn và bắt đầu hợp nhất.
Danh sách này có thể là một viết tay bên trong kế hoạch đáng tin cậy của bạn, tài liệu bạn lưu trên máy tính để bàn, ứng dụng trên điện thoại hoặc bất kỳ thứ gì khác - đây không phải về phương tiện, đó là về quy trình suy nghĩ.
Chỉ cần đảm bảo rằng bất kỳ phương pháp nào bạn sử dụng, bạn có thể thêm vào danh sách của mình từ bất kỳ đâu. Điều này có nghĩa là nếu bạn sử dụng ứng dụng dành cho máy tính để bàn, bạn sẽ muốn thiết lập hệ thống để ghi lại những việc cần làm khi bạn rời khỏi máy tính, chẳng hạn như các bài tập bạn nhận được trong cuộc họp hoặc cuộc gọi điện thoại bạn nhớ trong thời gian đi làm về nhà mà bạn cần làm vào ngày mai.
Tùy chọn của chúng tôi là gửi email những lời nhắc này cho chính chúng tôi, sau đó xóa email khi chúng tôi đã chuyển chúng vào danh sách chính.Nhưng chỉ đơn giản là viết chúng xuống trên ghi chú dán và sao chép chúng vào tập tin hoạt động quá.
2. Tuân theo Quy tắc 1-3-5
Một cách chúng tôi đã chuyển đổi không chỉ năng suất của riêng mình mà cả đội ngũ của chúng tôi tại TheMuse.com là bằng cách tuân theo Quy tắc 1-3-5, mà Alex đã phát triển. Dưới đây là ý chính: vào bất kỳ ngày nào, giả sử rằng bạn chỉ có thể thực hiện một điều lớn, ba thứ trung bình và năm thứ nhỏ, và thu hẹp danh sách việc cần làm của bạn thành chín mục đó.
Âm thanh đáng sợ? Vâng, nó là, lúc đầu. Nhưng có thích hay không, bạn chỉ có rất nhiều giờ trong ngày, và bạn sẽ chỉ nhận được một số thứ hữu hạn. Bắt buộc bạn phải ưu tiên bằng cách tạo ra 1-3-5 danh sách có nghĩa là những thứ bạn thực hiện sẽ là những điều bạn chọn làm, thay vì những điều xảy ra để hoàn thành.
Tất nhiên, số lượng nhiệm vụ có thể linh hoạt. Ví dụ: nếu bạn dành phần lớn thời gian trong các cuộc họp, bạn có thể cần phải giảm số lượng công việc. Hoặc nếu vị trí của bạn là nơi mà mỗi ngày mang lại nhiều việc cần làm và bài tập bất ngờ, bạn có thể thử để lại một phương tiện và hai nhiệm vụ nhỏ trống để chuẩn bị cho các yêu cầu cuối cùng từ sếp của bạn.
Điều này không có nghĩa là bạn cần giới hạn danh sách công việc chính của mình chỉ với chín điều. Thay vào đó, bạn nên giữ hai loại danh sách: một danh sách toàn diện về tất cả mọi thứ bạn phải làm tại một thời điểm nào đó (tất cả ở một nơi), và một danh sách ngắn hơn và cho bạn các đơn đặt hàng của bạn cho những gì cần thực hiện hôm nay.
Chúng tôi khuyên bạn nên trước khi rời cơ quan vào buổi tối, bạn dành vài phút để xác định 1-3-5 của bạn cho ngày hôm sau, vì vậy bạn đã sẵn sàng để chạy xuống đất vào buổi sáng.
Lập kế hoạch trước như thế này cũng có nghĩa là bạn sẽ có thể có nhiều cuộc trò chuyện được thông báo hơn với người quản lý của mình khi người đó bỏ một thứ mới về bạn cần được thực hiện ngay, cũng như các công cụ để ưu tiên lại công việc khác của bạn. Ví dụ: khi một bản trình bày bất ngờ rơi vào lòng bạn, hãy thử, “Chắc chắn, tôi có thể nhận điều đó cho bạn trước 3 giờ chiều, nhưng báo cáo Q1 sẽ không sẵn sàng cho đến ngày mai, vì tôi đã lên kế hoạch thời gian để làm việc hôm nay.”
3. Hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng trước bữa trưa
Điều này có thể khó khăn, nhưng nó hoạt động. Thực hiện một trong những nhiệm vụ lớn hoặc trung bình của bạn và giải quyết nó trước tiên vào buổi sáng, ngay cả trước khi kiểm tra email, nếu bạn có thể. Tin tưởng chúng tôi, không có cảm giác nào tốt hơn là bỏ qua một nhiệm vụ chính trước bữa trưa.
Chuyên gia động lực và tác giả Brian Tracy gọi điều này là "ăn ếch của bạn", một lời gật đầu nổi tiếng Mark Twain trích dẫn: "Ăn một con ếch sống đầu tiên vào buổi sáng và không có gì tệ hơn sẽ xảy ra với bạn trong thời gian còn lại trong ngày."
Kathryn thường xác định “ếch” của mình cho ngày hôm sau - những công việc khó khăn nhất hoặc những công việc mà cô biết cô sẽ tận hưởng ít nhất - đêm trước. Điều đó giúp tinh thần chuẩn bị cho cô ấy để giải quyết chúng vào buổi sáng, và nó giữ cô ấy từ bỏ chúng cho đến ngày hôm sau, sau đó vào ngày hôm sau.
4. Chặn lịch của bạn
Nếu bạn thấy rằng bạn luôn đánh giá quá cao số tiền bạn có thể thực hiện trong một ngày, hãy thử phân bổ thời gian cho từng việc cần làm trên lịch của bạn, giống như khi bạn lên lịch cuộc họp. Khi bạn đã xác định các tác vụ trong danh sách công việc phải làm hoặc 1-3-5 của mình, hãy thử lên lịch cho chúng, ngăn chặn lượng thời gian thích hợp cho mỗi danh sách.
Điều quan trọng là phải thực tế về thời gian thực tế sẽ mất bao lâu. Viết email quan trọng cho khách hàng có thể mất 15 phút, ví dụ, trong khi chuẩn bị chiến lược Q1 cho nhóm của bạn có thể yêu cầu một vài giờ.
Thật dễ dàng nhưng nguy hiểm khi rơi vào cái bẫy để cho phép các sản phẩm làm việc quan trọng bị xuống hạng trong những khoảnh khắc còn lại giữa các cuộc họp. Là nhà kinh tế học John Kenneth Galbraith đã từng nói, "Cuộc họp là không thể thiếu khi bạn không muốn làm bất cứ điều gì".
Trừ khi mô tả công việc của bạn chỉ là tham gia các cuộc họp (và chúng tôi đoán là không), chặn thời gian là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn đang dành thời gian cho công việc thực tế: những thứ giúp doanh nghiệp chuyển tiếp và khách hàng trả tiền cho công ty để sản xuất.
Khi bạn thử điều này, hãy đảm bảo bạn chặn thời gian trong lịch của mình để bắt kịp email, động não hoặc các tác vụ quan trọng khác nhưng không thể phân phối. Nếu trách nhiệm của bạn cho phép, hãy thử chặn một giờ vào buổi sáng và một giờ vào buổi chiều để làm việc qua hộp thư đến của bạn - và sau đó tự kỷ luật không dành thời gian giữa việc xử lý email, khi bạn dự định làm việc.
